NOVIDADE NA PLATAFORMA

Aprovação de Pedidos

Mais controle nas compras dos seus clientes corporativos, sem perder agilidade

O que é

A Aprovação de Pedidos é um fluxo opcional para clientes pessoa jurídica: o pedido só é liberado depois de passar pela validação de um responsável da própria empresa compradora, com uma linha de crédito ("saldo disponível") controlando quando essa liberação pode acontecer automaticamente.

Ela existe para o cenário de compra descentralizada: várias pessoas da mesma empresa cliente compram, mas o controle financeiro (limite de crédito, validação do que está sendo comprado) fica concentrado em uma ou poucas pessoas de confiança daquela empresa.

Por que isso importa pra você:

O fluxo só entra em ação em pedidos pagos no Boleto a Faturar — exatamente a forma de pagamento em que você está estendendo crédito ao cliente. Em cartão, Pix ou qualquer forma paga na hora, esse risco não existe, então a Aprovação de Pedidos simplesmente não é acionada. Isso permite abrir a compra facilitada para várias pessoas dentro da empresa cliente, sem perder o controle sobre até onde ela pode consumir o crédito combinado.

Como habilitar

Chave geral da loja

Menu → Configurações → Configurações Gerais → aba Pedidos → bloco "Aprovação de Pedidos" → checkbox "Habilitar o fluxo de aprovação de pedidos". É uma chave única para a loja inteira.

Ao marcar pela primeira vez: todo cliente CNPJ que ainda não tem um Admin do CNPJ ativo recebe automaticamente esse papel para o responsável já cadastrado — já nasce alguém habilitado a aprovar pedidos e gerenciar os demais usuários daquela empresa.
Ao desmarcar: todos os pedidos que estavam em análise, de qualquer cliente, são liberados automaticamente em lote.

Configuração por cliente (cadastro do cliente CNPJ)

Com a chave geral ligada, dois campos novos aparecem no cadastro/edição de cliente — só para clientes CNPJ, logo após o campo "Regime de Tributação".

Modo de aprovação	Comportamento
Sem aprovação (padrão)	Pedidos seguem direto, sem passar pelo fluxo — igual a um cliente sem a feature.
Aprovação manual	Todo pedido em Boleto a Faturar desse cliente vai para revisão de um responsável antes de seguir.
Aprovação automática	O pedido é liberado sozinho se o saldo disponível cobrir o valor; se não cobrir, cai para revisão manual.

O Saldo disponível funciona como uma linha de crédito simples: não é um limite mensal, não tem recarga automática por período. Ele só sobe de volta em três situações: alteração manual no cadastro, um pedido reprovado (o valor volta), ou um pedido editado (devolve o valor original e debita o novo). O valor do pedido é debitado do saldo já no checkout, mesmo enquanto ele ainda está pendente de aprovação.

O que o seu cliente vê (área "Minha Conta")

Com a chave geral ligada, a empresa cliente passa a contar com telas próprias para gerenciar quem compra e quem aprova em nome dela.

Aba Usuários

Visível para quem tem papel de Admin do CNPJ ou Aprovador Master. É onde a empresa cliente gerencia os papéis de cada pessoa vinculada a ela.

Listagem de usuários de uma empresa cliente, com papel, status e ações.

Papel	Aprova pedido?	Edita tipo de outros usuários?
Admin do CNPJ	Sim	Não — nasce automaticamente, não é atribuível manualmente
Aprovador Master	Sim	Sim — único papel que pode alterar o tipo de outros usuários
Aprovador Padrão	Sim	Não
Comprador	Não	Não

Não existe dupla aprovação: qualquer um dos três papéis de aprovador libera ou rejeita um pedido sozinho, desde que a empresa tenha ao menos um usuário ativo nesses papéis.

Ao criar um novo usuário, a própria tela explica o que cada papel pode fazer.

Repare que "Admin do CNPJ" não aparece como opção nesse formulário — esse papel só é concedido automaticamente (na ativação da chave geral ou na criação do cliente), nunca escolhido manualmente.

Troca de empresa (usuário vinculado a mais de um CNPJ)

Quando a mesma pessoa está vinculada a mais de uma empresa cliente, aparece no cabeçalho da loja um seletor para escolher com qual empresa ela está operando no momento.

Seletor de empresa no cabeçalho. O exemplo do saldo ao lado é uma customização feita para este cliente — veja a nota técnica mais abaixo.

Importante:

O modo de aprovação e o saldo disponível são configurações da empresa, não da pessoa. Ao trocar de empresa nesse seletor, o comprador passa a operar sob as regras (modo de aprovação e saldo) da empresa selecionada no momento em que o pedido é fechado.

Aba Aprovação de Pedidos

Visível para Admin do CNPJ, Aprovador Master e Aprovador Padrão. Mostra a fila de pedidos em análise daquela empresa, com número do pedido, comprador, itens, total e data.

Fila de pedidos em análise, com as ações de aprovar, reprovar e editar.

Aprovar

Libera o pedido imediatamente. Dispara e-mail de aprovação e libera o webhook de "pedido processado" para integrações.

Reprovar

Pede um motivo, que é obrigatório. Ao confirmar, o pedido é cancelado, o valor volta para o saldo disponível e um e-mail de reprovação é enviado.

Editar

Não é uma alteração no pedido existente: o pedido original é cancelado e um novo pedido é criado a partir de um carrinho recuperado (mesmo endereço e transportadora, itens editáveis), voltando para a fila de análise com um novo número. Isso só se efetiva quando o carrinho recuperado é de fato finalizado.

Proteção contra ação simultânea:

Se dois aprovadores tentarem agir no mesmo pedido ao mesmo tempo, quem chegar depois recebe um aviso de que o pedido já foi decidido ou editado por outro aprovador, e a lista é atualizada.

O histórico completo de cada pedido (enviado para análise, aprovado, auto-aprovado, reprovado, editado) fica visível para o próprio cliente no detalhe do pedido, com data, autor (ou "Sistema", em auto-aprovação) e motivo, quando houver.

Melhores práticas

Ao cadastrar um novo cliente CNPJ

Defina o modo de aprovação e o saldo disponível já no cadastro, para não deixar o cliente no modo "Sem aprovação" por padrão sem essa ser a intenção.

Acompanhamento do saldo

Lembre-se de que o saldo só é reposto manualmente, por reprovação ou por edição de pedido — não existe recarga automática por período.

Antes de desligar a chave geral

Desligar a chave libera em lote todos os pedidos represados na fila de análise, de qualquer cliente. Avalie o impacto antes de desativar.

Perguntas frequentes

O fluxo vale para qualquer forma de pagamento?

Não. Só se aplica a pedidos pagos em Boleto a Faturar. Em cartão, Pix ou qualquer forma paga na hora, o fluxo não entra em ação.

Dá para ter mais de um nível de aprovação (dupla aprovação)?

Não. Qualquer um dos papéis de aprovador (Admin do CNPJ, Aprovador Master ou Aprovador Padrão) libera ou rejeita o pedido sozinho.

O que acontece se eu desligar a chave geral com pedidos pendentes?

Todos os pedidos em análise de todos os clientes são liberados automaticamente em lote.

O saldo disponível aparece para o meu cliente em alguma tela da loja?

Não, por padrão. A informação existe no cadastro do cliente e pode ser consumida via API, mas nenhum tema padrão exibe esse valor na loja. Para exibir, é necessária uma customização — veja o bloco técnico abaixo.

Como o saldo volta a subir?

De três formas: edição manual no cadastro do cliente, reprovação de um pedido (devolve o valor) ou edição de um pedido (devolve o valor original e debita o novo).

Quem pode virar Admin do CNPJ?

Ninguém escolhe manualmente. Esse papel é concedido automaticamente ao responsável já cadastrado quando a chave geral é ligada, ou na criação de um novo cliente CNPJ.

INFORMAÇÕES TÉCNICAS

Este bloco é para o seu time técnico ou de integração — cobre a API usada por ERPs/integrações e os ajustes necessários em temas de loja personalizados.

Campos na API de integração

Cadastro/edição de cliente

Campo	Detalhe
approvalMode	Lido e gravado. Aceita sem_aprovacao, manual ou automatica. Valor fora dessa lista é rejeitado.
availableBalance	Lido e gravado. Gravar sobrescreve o saldo atual (não soma/desconta). Não aceita valor negativo.

Atenção:

Ao contrário da tela interna (que só mostra esses campos para clientes CNPJ), a API não tem essa restrição hoje — os campos podem ser lidos e gravados para qualquer cliente, CNPJ ou CPF. Confirme com o time de produto se esse é o comportamento esperado antes de tratá-lo como definitivo.

Consulta de pedidos

O campo approvalSubstatus aparece em toda resposta que traz dados de um pedido — listagem, detalhe e webhook — com um destes valores: em_analise, aprovado, reprovado, auto_aprovado, editado, ou null quando o pedido nunca entrou no fluxo (feature desligada, ou pago em forma diferente de Boleto a Faturar). Em pedidos divididos em sub-pedidos, o valor retornado é sempre o do pedido de aprovação "mestre".

Ajustes em front-end customizado

Se a sua loja tem templates personalizados, algumas telas ficam "congeladas" na versão anterior e não recebem os novos trechos de Aprovação de Pedidos automaticamente — precisam de ajuste manual (seletor de empresa no cabeçalho, item de menu de Usuários e Aprovação de Pedidos, coluna de status na listagem de pedidos, histórico no detalhe do pedido, aviso de edição no checkout).

O passo a passo completo de onde inserir cada trecho está neste guia: https://suporte.flexy.com.br/hc/pt-br/articles/52865941434900-Guia-de-ajustes-nos-templates-ao-ativar-Workflow-de-Pedidos

Sobre o saldo disponível no front:

O saldo não é exibido por padrão em nenhuma tela. Se quiser mostrar esse dado para o cliente (como foi feito nesta loja), é preciso criar manualmente o espaço na tela e o script de preenchimento — o guia acima traz um exemplo pronto disso.

Precisa de ajuda?

Fale com a gente:

Qualquer dúvida sobre a configuração ou o comportamento da Aprovação de Pedidos, escreva para suporte@flexy.com.br informando o CNPJ do cliente e o número do pedido, quando aplicável.

Pesquisa

Bem-vindo à nossa Central de Ajuda!

Worflow de Aprovação de Pedidos para CNPJ's